Zasady i prywatność

Obowiązują od 03.11.2026 · wersja beta

Najważniejsze

Rozmowę w pokoju zamieniamy na tekst. Dźwięku nie nagrywamy.
Sekretarka AI robi z rozmowy pamięć pokoju (ustalenia, decyzje, zadania), odpowiada na pytania i po spotkaniu pisze notatki. Widzą je osoby zaproszone do pokoju.
W UE: serwer, zamiana mowy na tekst i głos sekretarki. W USA: model Claude firmy Anthropic, który czyta rozmowę, prowadzi pamięć i pisze notatki. Anthropic nie uczy na tych danych modeli.
Kto podłączy swojego asystenta AI (Claude), daje mu wgląd w swoje pokoje. Gdy asystent zaczyna czytać trwającą rozmowę, sekretarka mówi o tym na głos.
Bez reklam i bez rozpoznawania głosu. Analityka (Microsoft Clarity) tylko na stronie głównej i w formularzu zakładania pokoju, po Twojej zgodzie.

Warunki bety

Beta jest bezpłatna i bez gwarancji dostępności. Wdrożenie nowej wersji może przerwać spotkanie. Zmiany zasad ogłaszamy tu z nową datą, a o ważnych piszemy e-mailem. Koniec bety ogłosimy e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej i na prośbę wyślemy Ci w pliku notatki, zapisy rozmów i pamięć Twoich pokoi.

Administrator

IWPB sp. z o.o., Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa, KRS 0000618995, NIP 5472161049. Sprawy danych: kontakt@telekonfa.pl.

Dane, cel i podstawa

Pokój, zaproszenie i konto: nazwa firmy, imię, e-mail lub numer i rola w pokoju (wpisuje je zakładający pokój albo zapraszający), ustawienia notatek, akceptacja zasad. Członkowie zespołu: zdrobnienia imienia (proponuje je model Claude z samego imienia albo wpisujesz je na stronie konta) i forma Pan albo Pani, żeby sekretarka przypisywała zadania i witała właściwą osobę. Cel: pokój firmy, wysłanie zaproszenia e-mailem, wejście do pokoju, logowanie kodem, notatki. Podstawa: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a przed pierwszym wejściem uzasadniony interes zapraszającego (lit. f).
Spotkanie: tekst wypowiedzi z imieniem i godziną, czat, polecenia dla sekretarki, kto i kiedy wszedł. Pamięć pokoju: wpisy z imieniem osoby i cytatem z rozmowy albo dopiskiem, że dodał je jej asystent AI. Notatki: na stronie pokoju, a dla osób z e-mailem albo numerem w zaproszeniu także w „Twoje konto”, e-mailem albo SMS-em (w SMS-ie tylko własne zadania) i na Telegramie, jeśli go podłączą. Przy wejściu telefonem: numer dzwoniącego, po którym sekretarka rozpoznaje osobę z zaproszenia; numer spoza zespołu czeka, aż ktoś z pokoju go wpuści. Numer trafia do urządzeń osób w pokoju, jak przy każdym połączeniu konferencyjnym, a strona pokoju pokazuje z niego trzy ostatnie cyfry. Podstawa: umowa (lit. b), a dla osób bez konta uzasadniony interes uczestników (lit. f).
Wizytówka firmy: gdy właściciel zespołu poda NIP albo adres strony firmy, pobieramy dane firmy z publicznych rejestrów (wykaz podatników VAT Ministerstwa Finansów i KRS Ministerstwa Sprawiedliwości) i do trzech stron jej witryny, a model Claude pisze z nich szkic. Sekretarka korzysta z wizytówki dopiero po zatwierdzeniu przez właściciela i odpowiada z niej na pytania o firmę w pokojach zespołu, także przy gościach. Podstawa: umowa (lit. b).
Asystenci AI: nazwa, data zgody i dziennik działań, żeby pokazać je w „Twoje konto” i wyjaśnić nadużycia (lit. b).
Prośba o wejście z linku dla gości: imię wpisane przez gościa i adres IP. Cel: pokazać osobom w pokoju, kto prosi o wejście, i ograniczyć nadużycia. Podstawa: uzasadniony interes (lit. f).
Bezpieczeństwo: adres, na który ktoś prosi o kod, adres IP, próby i czas logowania (lit. f).
Statystyka wejść: liczba wejść na stronę główną i na stronę zakładania pokoju, dziennie, z nazwą kanału z adresu strony (np. „linkedin”) i domeną strony, z której przychodzisz. Bez adresu IP, ciasteczek i czegokolwiek, co wskazuje Ciebie. Cel: wiedzieć, skąd przychodzą ludzie. Podstawa: uzasadniony interes (lit. f).
Ocena notatek: pod notatkami możesz odpowiedzieć „Tak” albo „Nie” na pytanie, czy się przydały (nieobowiązkowe). Zapisujemy odpowiedź i jej datę przy Twoim udziale w spotkaniu. W raportach są tylko liczby odpowiedzi. Cel: sprawdzać, czy notatki pomagają. Podstawa: uzasadniony interes (lit. f).

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez zapisu rozmowy sekretarka nie działa. Kilka osób przy jednym mikrofonie to dla niej jedna osoba.

Kto przetwarza dane dla nas

OVHcloud: serwer w Strasburgu (UE) i poczta.
Deepgram: mowa na tekst, w UE, bez zatrzymywania dźwięku do uczenia modeli.
Microsoft Azure: głos sekretarki, w UE; dostaje tylko to, co mówi sekretarka.
Anthropic: model Claude, w USA, na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej (kopia na prośbę). Kasuje dane do 30 dni, dłużej tylko treści oznaczone przez jego systemy bezpieczeństwa albo gdy wymaga tego prawo. Nie uczy na nich modeli.
Zadarma (IP Telecom Bulgaria, Bułgaria, UE): połączenia telefoniczne do pokoju.
SMSAPI (LINK Mobility Poland sp. z o.o., Gliwice): SMS-y z kodami, notatkami i informacją o wejściu telefonem.

Co podłączasz sam

Telegram: notatki na czacie z botem sekretarki. Telegram działa na własnych zasadach, także poza UE.
Twój asystent AI (Claude, Anthropic, USA): po Twojej zgodzie czyta Twoje pokoje, spotkania, zapisy rozmów, notatki i pamięć. W trwającym spotkaniu, na Twoją prośbę, czyta rozmowę, mówi głosem sekretarki i pisze na czacie, a polecenia i wpisy do pamięci wykonuje po Twoim potwierdzeniu. To, co przeczyta, trafia do Twojego konta w jego usłudze. Twoje słowa mogą też trafić do asystenta innej osoby z pokoju. Właściciel zespołu może wyłączyć asystentów AI uczestników w swoim zespole.

Oba połączenia odłączysz w „Twoje konto”, a Telegram także poleceniem /stop w bocie.

Kto widzi spotkania

Właściciel i członkowie pokoju widzą całą jego historię. Gość widzi w całości spotkanie, do którego wszedł, i kolejne, ale nie wcześniejsze.

W IWPB do treści spotkań ma dostęp tylko administrator systemu, wyłącznie przy awarii albo na Twoją prośbę. Połączenia są szyfrowane, a serwer (Strasburg) i kopie zapasowe (Warszawa) są w UE. Firma potrzebuje umowy powierzenia? Napisz na kontakt@telekonfa.pl.

Jak długo

Dźwięk: nie zapisujemy.
Zapis rozmowy, czat, notatki i pamięć pokoju: dopóki istnieje pokój albo do usunięcia spotkania przez właściciela zespołu, krócej na prośbę właściciela. Swoje wypowiedzi usuniemy na Twoją prośbę. Ocena notatek znika razem ze spotkaniem.
Kopie zapasowe bazy: 30 dni, potem znika z nich także to, co usunięto wcześniej.
Nazwa firmy oraz imię, e-mail, numer i czat Telegrama z zaproszeń: dopóki firma korzysta z telekonfy, krócej na prośbę.
Konto i akceptacja zasad (data i wersja): do usunięcia konta albo danych z zaproszenia.
E-mail z zaproszenia wysłanego e-mailem: jeśli nikt nie wejdzie z linku, usuwamy go, gdy link wygaśnie.
Link z zaproszenia: domyślnie 24 godziny, najwyżej 90 dni. Urządzenie, które weszło do pokoju z linku albo z konta, pamiętamy 30 dni.
Kod logowania: działa 10 minut. Zalogowane urządzenie: 90 dni albo do wylogowania.
Dane o kodach (adres, adres IP, próby): 35 dni.
Prośba o wejście z linku dla gości (imię, adres IP): 1 dzień. Bez decyzji wygasa po 10 minutach. Gościa wpuszczonego z takiego linku pamiętamy 12 godzin.
Połączenie asystenta AI: do odłączenia, nieużywane wygasa po 90 dniach. Dziennik tego, co robił: 365 dni.

Twoje prawa

Możesz dostać, poprawić, usunąć i przenieść swoje dane, ograniczyć ich użycie i sprzeciwić się użyciu na podstawie uzasadnionego interesu. Napisz na kontakt@telekonfa.pl, odpowiemy w ciągu miesiąca. Usuwając konto, kasujemy Twoje dane kontaktowe i wypowiedzi. Notatki i pamięć pokoju zostają u innych i mogą zawierać Twoje imię oraz cytaty. Skargę złożysz do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Nie podejmujemy decyzji wyłącznie automatycznie. AI może się mylić, dlatego przy wpisach pamięci widać, skąd pochodzą.

Ciasteczka i analityka

Niezbędne (działają zawsze): wejście do pokoju z linku albo z konta (30 dni), zalogowane konto (90 dni), prośba o wejście z linku dla gości (11 minut) i zgoda_analityka z Twoją decyzją w banerze zgód („tak” albo „nie”). Decyzja działa 6 miesięcy, potem zapytamy ponownie. Zostaje w Twojej przeglądarce, nie wysyłamy jej nigdzie.

Analityka (tylko gdy klikniesz „Zezwól”): Microsoft Clarity pokazuje nam, gdzie ludzie klikają, dokąd przewijają i w którym miejscu rezygnują, także jako odtworzenie wizyty. Działa tylko na stronie głównej i w formularzu zakładania pokoju, nigdy w pokoju spotkania, w notatkach ani w „Twoim koncie”. Tekst strony i pola formularza są ukrywane, zanim trafią do Microsoftu. Bez Twojej zgody skrypt Clarity w ogóle się nie wczytuje.

Odbiorca: Microsoft Ireland Operations Limited, który przy Clarity działa jako osobny administrator danych (oświadczenie Microsoft o ochronie prywatności). Dane mogą trafić do Microsoft Corporation w USA na podstawie standardowych klauzul umownych.
Pliki na naszej domenie: _clck (rok) i _clsk (doba).
Nagrania wizyt Microsoft przechowuje 30 dni, wybrane do 9 miesięcy.
Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej). Clarity nie dostaje zgody na cele reklamowe.

Zgodę zmienisz albo wycofasz w każdej chwili linkiem „Ciasteczka” w stopce strony głównej albo strony zakładania pokoju (telekonfa.pl/start). Po wycofaniu kasujemy ciasteczka Clarity z naszej domeny.

Zasady korzystania

Usługę świadczy IWPB sp. z o.o. Konto i link z zaproszenia są osobiste: kto ma link, wchodzi jako Ty. Organizator mówi uczestnikom o zapisie rozmowy i sekretarce AI. Rozmowę czyta model Claude w USA, więc telekonfa nie nadaje się do rozmów, których treść nie może trafić poza UE. Sekretarka może się pomylić, więc ważne ustalenia sprawdzaj w zapisie rozmowy.